Die Abteilung 3.2 vom Dezernat Personal arbeitet derzeit an einem Übergang. Das neue Reisekosten-Portal soll folgende Vorteile bieten:
• Der komplette Prozess wird vollumfänglich standardisiert und digitalisiert.
• Der administrative Aufwand wird reduziert; Papierbelege werden nicht mehr versandt.
• Eine höhere Compliance und Kostensicherheit wird durch regelbasierte Prüfmechanismen gewährleistet
• Dienstreise-Genehmigungen sowie die Abrechnungen sind transparenter dargestellt.
Ab dem 1. Februar 2026 soll SAP Concur nutzbar sein. Alle Reisen, die nach diesem Datum stattfinden, inklusive der dazugehörigen Abrechnungen, werden dann ausschließlich darüber abgewickelt.
Da Reiseanträge und Abrechnungen möglichst in demselben System erfolgen sollen, wird für einen begrenzten Zeitraum KIDICAP.Travel parallel weiter betrieben. Abrechnungen für in KIDICAP.Travel genehmigte Dienstreisen, die bis Februar 2026 abgeschlossen sind, müssen dort bis spätestens zum 28. Februar 2026 final abgerechnet und über den Workflow prozessiert werden. Danach kann nur noch die Reisestelle auf das Portal zugreifen. Reisekosten, welche bis dahin nicht eingereicht worden sind, können nicht mehr über KIDICAP.Travel geltend gemacht werden.
Es empfiehlt sich, Reisen, die nach Januar 2026 stattfinden, direkt im neuen System zu beantragen und abzurechnen. Wenn es in KIDICAP.Travel bereits Genehmigungen für Reisezeiträume nach Februar 2026 gibt, werden diese von der Reisestelle manuell in die neue Software übertragen.
Zum Start der neuen Software werden mehrere Schulungstermine (via Webex) vorbereitet. Eine der Schulungen wird aufgezeichnet und später in der HHU-Mediathek verfügbar sein.
Fragen zum Reiseportal per E-Mail an Reisestelle(at)hhu.de
