Warum braucht es eine E-Beschaffung?
Um Prozesse einfacher, schneller und somit effizienter zu gestalten und die Zeit aller Beteiligten zu schonen. Wurde früher ein PDF ausgefüllt und verschickt, mitunter dann ausgedruckt und weitergeleitet, läuft dies nun vollständig digital – und dadurch transparenter und schneller. Für uns stehen vor allem die Qualität und Nutzungsfreundlichkeit im Vordergrund.
Wie lange wurde an der Einführung des neuen Systems gearbeitet?
Seit Februar 2021 ist ein kleines Projektteam mit dem Anbieter im Austausch und hat das jetzige System nach und nach in allen Bereichen unserer Universität eingeführt. Zunächst beinhaltet die E-Beschaffung alles über 1.000 Euro. Unter dieser Wertgrenze können Bestellungen ohne den Einkauf durchgeführt werden; dieser „Direktkauf“ soll perspektivisch ebenfalls komplett digital laufen.
Was sind außerdem die nächsten Schritte?
Im Anschluss an die E-Beschaffung kommt die E-Rechnung. Das bedeutet, dass von der Bestellung über die Kontierung bis zur Zahlung alles digital abgewickelt werden kann. Das MACH-System bringt mit jedem Update zudem weitere Funktionen – wir prüfen jeweils, welche davon an der HHU sinnvoll genutzt werden können. Dafür setzen wir auf das wertvolle Feedback unserer Resonanzgruppe. Ein herzlicher Dank an alle, die unser Projekt mit konstruktiven Gesprächen und durch ihr Mitdenken unterstützen. Nur so können wir noch besser werden.