Im Projekt ging und geht es nicht nur darum, Abläufe und Inhalte digital abzubilden, sondern es wurden für neue oder alte Probleme digitale Lösungen gefunden und – wo möglich –Arbeitsschritte eingespart oder mittels Technik vereinfacht.
Einige Vorteile des neuen Systems:
- das Arbeiten auf einer übersichtlichen und intuitiven Oberfläche
- das Eingeben von identischen Daten entfällt künftig, etwa beim Ausfüllen des Beschaffungsantrags und beim Ausfüllen des Kontierungsblatts
- die Daten müssen außerdem nicht an verschiedene Systeme gesendet oder übertragen werden
- dadurch konnten vereinzelte Prüfschritte konsolidiert werden, was das Bearbeiten beschleunigt
- durch das Absenden der Bedarfsmeldung wird das Budget direkt abgefragt und die Mittel werden direkt gebunden
- es braucht keinen extra Log-In, HHU-Angehörige können sich über ihre Unikennung anmelden
Der Selfservice wird kontinuierlich weiterentwickelt. Mit dem nächsten Update kommen zudem eine Statusverfolgung für alle Vorgänge sowie eine integrierte Übersicht, so dass eine parallele Dokumentation der laufenden Beschaffungen außerhalb des Systems nicht mehr erforderlich ist.
„Wir wollen einen besseren Service bieten sowie die Grundlage für einen durchgängig digitalen Prozess – vom Einkauf bis zur Zahlung“, sagt Dezernent Christian Wolf. „Wichtig sind uns dabei auch eine höhere Qualität und Geschwindigkeit der Vorgänge. Dies erreichen wir durch die digitale Integration von allen Arbeitsabläufen, durch Transparenz und mehr Automatisierung.“
Wie geht es weiter?
Es wird noch eine zeitliche Übergangsphase geben. Ab dem 1. Oktober 2024 löst die E-Beschaffung dann das bisherige PDF vollständig ab. Dies bedeutet, dass Bedarfsanforderungen über diesen Weg dann nicht mehr bearbeitet werden. Jeder Bereich hat bereits weitere Informationen erhalten, es gab für alle Bereiche Schulungstermine. Erweitert wird derzeit das Wiki hierzu, auch mittels KI-gestützter Tutorials.
Zunächst laufen darüber nun alle Bestellungen über 1.000 Euro. Unter dieser Wertgrenze können sie wie bisher direkt durchgeführt werden. Perspektivisch sollen über den so genannten „Direktkauf“ künftig alle Beschaffungen im gleichen System möglich werden. Auch eine E-Akte zur vollständigen digitalen Ablage soll kommen.