Das modern gestaltete Bewerbungsportal ist seit Mitte November 2021 online. Parallel dazu profitieren die Anwenderinnen und Anwender von einem service- und nutzerorientierten Tool mit verbesserter Organisation beim Verwalten von Bewerbungen und bei Vergabeverfahren. Abgelöst wurden die bislang eingesetzten HIS-Systeme, HISconnect zum Datenaustausch für das Dialogorientierte Serviceverfahren (DoSV), die Papierbewerbungen für ausländische Kandidatinnen und Kandidaten sowie das Mastereignungsfeststellungsportal des ZIM. Zunächst wurden die notwendigen technischen Voraussetzungen für das neue Gesamtsystem geschaffen; nun kommen sukzessive die weiteren Instrumente für das Studierenden- und Prüfungs-/Veranstaltungsmanagement.
Zahlreiche Vorteile durch Digitalisierung
Durch das einheitliche webbasierte Bewerbungsportal entfällt das mehrfache Erfassen von Bewerbungsdaten, insbesondere für die Mastereignung. Studienbewerber und -bewerberinnen haben weniger Wege auf dem Campus. Zusätzliche Unterlagen können bequem hochgeladen werden; Papierpost wird damit Schritt für Schritt abgelöst. Alle Vorteile der reinen Digitalbewerbung genießen auch ausländische Studieninteressierte. Der digitale Bescheid verkürzt das lange Warten auf die ersehnte HHU-Antwort deutlich: Denn durch die Selbstbedienung können die Briefe von überall und zu jeder Zeit einfach online abgerufen werden.
Genau im Zeitplan
Das gesamte Vorhaben ist auf sechseinhalb Jahre angelegt und liegt im Zeitplan. „Dass wir die vereinbarten Meilensteine wie geplant erreicht haben, ist eine große Gemeinschaftsleistung. Wir haben dabei viel gelernt! Unsere Erfahrungen und Erkenntnisse wirken sich bereits jetzt positiv auf das Projektmanagement der anstehenden E-Government- und Onlinezugangsgesetz (OZG)-Projekte in der Universitätsverwaltung aus“, sagt Dr. Alexander Hickel, Abteilungsleitung 3.4 – Organisationsentwicklung. „Ich bin davon überzeugt, dass wir durch dieses Projekt weitere wertvolle Synergieeffekte erzielen können“, ergänzt er. Dr. Hickel ist für die Leitung des Projektmanagements verantwortlich und wird in seinem Zuständigkeitsbereich von einer Projektmanagerin unterstützt. Die fachliche Leitung obliegt Oliver Beil (Abteilungsleitung 1.2 – Studierenden- und Prüfungsservice), der von seinem Stellvertreter fachliche Unterstützung erhält.
„Den digitalen Herausforderungen der Verwaltung begegnen wir gemeinsam – nun mit einem modernen Bewerbungs- und Zulassungssystem. Ein deutlicher Mehrwert für alle, die sich bewerben und alle, die mit dem System arbeiten“, bestätigt Beil. „Die Bewältigung der Aufgaben war nur gemeinsam möglich. Mein Dank gebührt allen Beteiligten!“
Projektkernteam Digitale Studienorganisation:
Abteilung 3.4 – Organisationsentwicklung:
Dr. Alexander Hickel (Projektleitung), Telefon: +49 211 81-15430, E-Mail: Alexander.Hickel@uni-duesseldorf.de
Heike Rupp (Projektunterstützung), Telefon: +49 211 81-15059, E-Mail: Heike.Rupp@hhu.de
Abteilung 1.2 – Studierenden- und Prüfungsverwaltung
Oliver Beil (Projektleitung), Telefon: +49 211 81-14358, E-Mail: Oliver.Beil@uni-duesseldorf.de
Marc Mannsfeld (Projektunterstützung), Telefon: +49 221 81-11838, E-Mail: Marc.Mannsfeld@hhu.de